Princípios Básicos do Excel (V) – Funções Condicionais SE e SOMASE

Tecnologia

As funções condicionais são extremamente importantes para planilhas onde uma dada condição é que vai determinar se é preciso efetuar um dado cálculo ou apresentar uma informação dele consequente. Por exemplo, se um professor faz uma planilha de notas e, em uma coluna, irá dispor se um aluno está aprovado ou reprovado, não há necessidade de ele ficar olhando o resultado de cada um para dizer isso. Simplesmente, ao digitar as notas, ele poderia usar a função condicional SE, conforme mostrado abaixo:

[Imagem: O Blog do Mestre]

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Esta função possui a seguinte estrutura:

- Teste lógico: condição que irá definir o valor desta célula, devendo ser analisada. No nosso exemplo, se a nota estiver na coluna A e linha 2, por exemplo, podemos escrever A2>=6. Vale lembrar que textos também podem ser analisados, desde que se use aspas duplas antes e após ao digitar;

- Valor se verdadeiro: O que atribuir à célula se for verdadeira a condição. No nosso exemplo, seria “APROVADO”;

- Valor se falso: se houver apenas mais uma opção, escreve-se o valor oposto, senão é possível inserir outra função SE para ter mais opções, e assim por diante. No nosso exemplo há apenas uma única opção, que seria “REPROVADO”.

Por fim, teríamos: =SE(A2>=6;”APROVADO”;”REPROVADO”).

Já a função SOMASE é um acumulador que observa valores de uma ou mais colunas (alfanuméricos) e soma os valores de um outro conjunto de dados com base no anterior. Sua serventia está em somas muito extensas, em que os dados estejam um pouco confusos. Veja na imagem abaixo qual a estrutura desta função:

[Imagem: O Blog do Mestre]

Supondo que agora o nosso professor do exemplo quisesse contabilizar automaticamente quantos alunos foram aprovados ou reprovados. Para isso, ele teria que usar as seguintes estruturas:

- Intervalo: A coluna ou colunas as quais serão analisadas para fazer a nossa soma. Vamos supor que já temos a coluna dizendo APROVADO ou REPROVADO, e que estes dados estão na coluna D. Ou se pode dizer D2:D45 (selecionando sobre as células), ou, para poder reutilizar o código nos semestres seguintes, pode-se clicar sobre o nome da coluna, selecionando-a por completo, ou digitar D:D, por exemplo;

- Critérios: Contando como critério em uma dada coluna haver um número ou texto, no item anterior dissemos onde o Excel deveria procurar o dado para analisar. Nesta parte, em nosso exemplo, diríamos “APROVADO”;

- Intervalo_soma: Indica onde serão buscados os dados para soma, se naquela(s) outra(s) coluna(s) antes mencionada(s) houver o texto ou valor antes indicado. No nosso exemplo, seria a coluna em que se pegaria os dados e se somaria à célula onde inserimos a função SOMASE. Para fazer a contagem automática dos alunos aprovados, poderíamos criar uma coluna apenas com o número 1 em todas as células, como por exemplo a coluna K. Assim, a cada aluno aprovado, naquela mesma linha, seria somado o 1 da coluna auxiliar.  Estas colunas auxiliares podem ficar afastadas do espaço de impressão da planilha.

Assim, nossa função exemplo seria: =SOMASE(D:D;”APROVADO”;K:K).

E para saber quantos alunos foram reprovados, teríamos: =SOMASE(D:D;”REPROVADO”;K:K).

No próximo post desta série, veja como resolver sistemas lineares usando o Excel, assim como fazer matrizes inversas, produtos, matrizes transpostas, etc.

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E ainda mais para você: Os primeiros detalhes para montar uma planilha do Excel

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