Organizando seus arquivos de computador

#FicaADica

A vida diária é corrida e temos sempre diferentes tarefas a fazer. Para algumas profissões, uso escolar ou mesmo pessoal, precisamos manejar diversos arquivos de computador, e perder tempo procurando o que você queria em seu computador, sem conseguir achar o que você queria, é muito ruim!

Dito isso, vamos ver algumas dicas de como organizar melhor os arquivos de computador. Essas dicas consideram desde o uso até as características dos softwares.

[Imagem: Pettycon]

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NOMES

Os nomes de arquivos devem ser mais simples quanto possível. A complexidade só deve começar quando você trabalha com atualizações de arquivos ou a quantidade é muito maior.

No meio acadêmico ou escolar, há alunos que podem submeter seus trabalhos em meios digitais. E eles, volta-e-meia, submetem arquivos do tipo T1_final_final.pdf. Imagine um professor tendo de salvar cinquenta trabalhos com nomes iguais... O ideal seria chamar Título_do_trabalho_05.pdf, usando espaços ou underlines, o número da versão do trabalho e, eventualmente, os nomes de quem entregou.

E essa dica vale para uso profissional. Se é versão nova de arquivo anterior, é melhor usar número sequencial do que chamar de "final".

Em músicas salvas no computador (nem todos os lugares possuem internet ou streaming), deve-se apenas colocar o nome da música. Se essas músicas forem para pen-drives para TV ou autorrádio, nomes muito grandes com artistas e faixas são inúteis. Como há limite de caracteres, os monitores passam coisas desnecessárias e não passam o nome, que é o mais importante.

No caso específico das músicas, elas possuem local correto para receber informações. O Windows Media Player permite inserir artista(s), ano, faixa, compositor(es)...

PASTAS

As pastas também são uma forma de organização. Você pode criar uma hierarquia de pastas e isso dispensar nomes de arquivo grandes. Por exemplo: sou advogada e tenho três clientes, Maria, Mayara e Flavinha. As três entraram com ação previdenciária.

Assim, posso criar uma pasta chamada "Previdenciárias", outras subpastas dentro dela chamadas "Maria", "Mayara" e "Flavinha" e arquivos internos chamados "Inicial.docx", "Contestação.pdf"... Isso é mais fácil do que chamar um arquivo de "Previdenciária Maria Inicial.docx", pois o Windows trunca nomes grandes ao visualizar arquivos, e se você desejar copiar um arquivo para outra pasta isso não te exige editar o nome, só o conteúdo.

ARQUIVOS POR PROGRAMA OU EXTENSÃO

Você já notou que o Windows separa pastas pela sua natureza? Ele já vem com pasta para imagens, outra para documentos, mais uma para músicas e outra para dispositivos do computador.

Você pode reproduzir essa ideia nos seus arquivos, pensando no programa ou extensão (final do nome como .jpeg, .xlsx, .pptx, etc.) que eles usem. Você pode criar uma pasta: "Planilhas do Excel", por exemplo.

A vantagem disso é que ao abrir o Excel ou outro software de planilhas, você pode abri-lo diretamente e achar de forma simples o arquivo desejado. Ele abre uma janela do Explorador de Arquivos, geralmente da última pasta que foi aberta, que seria sempre a mesma.

A desvantagem pode ser se você usa muitos arquivos compartilhados em nuvem. O Dropbox, por exemplo, só permite compartilhar pastas um nível abaixo da pasta do aplicativo. Assim, se você precisa compartilhar só uma extensão e não todas as partes, necessita inserir tudo logo abaixo da pasta raiz.

ARQUIVOS CORROMPIDOS

Por algum motivo, um arquivo pode estar corrompido depois de usado várias vezes, ou não ser mais possível abrir. Por isso é interessante ir salvando versões parciais numeradas para poder recuperar pequenas perdas de edição.

Há ainda outras opções de recuperação de arquivos. Uma delas é a de abrir o gerenciador de alterações no menu Propriedades e buscar versões anteriores. Isso pode funcionar se o arquivo não era aberto há tempo.

HISTÓRICO

Todos os aplicativos mantêm um histórico de arquivos abertos por último, os mais recentes. No Pacote Office ou AutoCAD, por exemplo, se há aquele arquivo que você usa todos os dias, basta pinar e fixar na tela inicial. Assim, sempre fica à vista.

USO DE NUVEM

É ainda mais importante você ser organizado quando usa programas e nuvem, como OneDrive, Google Drive ou Dropbox. Neles, há um espaço limitado e o uso completo impede novas alterações em arquivos.

Nessas pastas de armazenamento em nuvem, deve-se manter apenas o que está em uso atualmente. Todo o restante precisa ir para outras pastas do computador, ou ainda, caso desejar cópias de segurança, em pen-drives ou HD's externos.

PESQUISA DO EXPLORADOR DE ARQUIVOS

Quem usa Windows possui um recurso extra. Se o arquivo envolve texto e você se lembra de algo, não necessariamente o título, pode consultar a pesquisa do Windows e achá-lo.

Para músicas e imagens, a pesquisa vale em parte. Como são bancos de dados e dependem das informações certas ou erradas inseridas, eles dependem desse preenchimento para serem apontados pela pesquisa.

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