Conforme sabiamente disse Marshall Mcluhan (1911-80, sociólogo
canadense), “Para o homem primitivo, a noção de espaço era
um mistério incontrolável. Para o homem da era tecnológica é o tempo que tem
esse papel.” E realmente parece que, para várias pessoas, o dia passa,
sobram tarefas e obrigações e faltam momentos de lazer. Administrar o tempo
disponível é uma tarefa que exige organização, planejamento (não severamente
rígido, pois é necessário haver espaço para o imprevisto) e uso de recursos
auxiliares (tecnológicos ou não) ao máximo. Ao contrário do que julgam algumas
pessoas, um espaço de tempo gasto com planejamento de atividades não constitui
perda de tempo, pois as demais tarefas serão realizadas com celeridade.
[Planejar bem o tempo
pode frear esta impressão de que ele voa. Foto: Revista Superinteressante /
Editora Abril]
Não parar para planejar suas atividades
acaba implicando, após algum tempo, em realização de tarefas de forma quase
mecânica, como se não houvesse controle algum sobre aquilo que é preciso fazer.
Outro problema é o fato de a pessoa ficar suprimida de sua vida social e de
lazer, o que leva ao aparecimento de doenças decorrentes do estresse diário. Se
dispusermos a produtividade de alguém que não administra bem seu tempo em um
gráfico, se pode perceber que, no início, uma pessoa pode manter uma alta
produtividade com desorganização, mas, tempos depois, sua produtividade cai a
níveis baixíssimos.
Outra questão importante é quanto ao tempo
de implantação de uma rotina mais organizada. Como toda mudança, não começa de
uma hora para outra nem é assimilada de forma fácil. Mas, como nada na vida se
constrói sem esforço, vale a pena enfrentar este desafio da era tecnológica.
Veja algumas dicas de como aproveitar e planejar melhor seu tempo, baseadas na
opinião de especialistas sobre o assunto e dicas elaboradas pelo Mestre
Blogueiro:
1 – Utilize algum instrumento de
anotações. Uma agenda pode ser uma boa opção para quem possui tarefas
diárias variadas, prazos a cumprir. Entretanto, para estudantes de ensino médio
e superior, como a bagagem de mochilas é relativamente grande, a melhor opção é
reservar espaços destinados à anotações e compromissos referentes à cada
disciplina. Outra forma interessante é usar os gerenciadores de tarefas dos
celulares, que disparam alarmes lembrando uma atividade, em dia e hora
determinados.
2 – Planeje intervalos de segurança.
Diversos fatores como trânsito lento, acidentes, remarcações de consultas
médicas, entre outros imprevistos, fazem com que seja necessário um intervalo
que comporte um possível replanejamento ou até mesmo a essencial chegada
pontual em compromissos. Ninguém se teleporta de um lugar para outro,
então este intervalo deve ser acrescido aos tempos de deslocamento.
Outro caso em que é bom um intervalo de
segurança é ao usar despertadores. Não queira colocar exatamente o horário em
que precisa acordar, pois é normal querer ficar mais um pouco na cama para realmente
acordar. Logo, este tempo precisa ser considerado e o ideal é colocar o relógio
despertar de quinze a vinte minutos antes.
3 – Destine o tempo de acordo com distâncias e
horários.
Para atividades como ler E-mails, conferir seu perfil nas redes sociais
(se você não se empolgar demais), fazer pequenas refeições e passatempos, tarefas
escolares, você pode destinar espaços curtos de tempo para concluir alguma
atividade, fazer parte dela ou aproveitar uma lacuna que surgiu. Isso pode ser
feito em casa ou no trabalho. Porém, se você precisa fazer compras em lojas ou
supermercados, procure não fazer compras tão pontuais ou diárias. Faça compras
semanais ou, se possível, mensais, buscando horários de menor movimento, pois
as filas existentes podem atrasá-lo bastante. Alguns especialistas indicam a
compra de alimentos pela internet, mas não é via de regra, pois ir ao
supermercado é uma atividade corriqueira prazerosa para muitas pessoas. Se esta
loja ou supermercado for distante, a recomendação é da compra mensal.
4 – Deixe suas coisas arrumadas antes de dormir.
O início da manhã costuma ser mais agitado, e, por isso, você pode acabar
esquecendo de arrumar seu lanche ou demorar muito ao escolher sua roupa. Deixe
roupas, lanches, cadernos, malas e outros objetos pessoais em local de fácil visualização
e prontos para utilização ou deslocamento.
5 – Mantenha seu computador em ordem. Crie pastas de
acordo com o tipo de arquivo ou temática dos arquivos de computador visando
facilitar as procuras. Também crie pastas de trabalho ou pessoais em seu
E-mail, com o mesmo objetivo. Utilizando o MSOffice Word, você pode criar uma
página inicial que contenha todos os endereços da web que você mais usa.
Apesar de que muitas pessoas pensem que a
melhor forma de facilitar o acesso é colocar muitos ícones na área de trabalho,
a forma mais correta é não ter nenhum ou poucos, pois áreas de trabalho muito
poluídas dificultam a visualização, ao invés de facilitar. Ícones de programas
se tornaram desnecessários, pois os novos softwares permitem a fixação de
ícones na barra de ferramentas (Windows 7), na página Iniciar (Windows 8), não
precisando poluir o desktop.
6 – Arrume sua casa e seu escritório de acordo com o seu dia-a-dia.
Mantenha sua casa e seu escritório organizados. Porém, organização deve vir com
funcionalidade, dispondo objetos de uso recorrente em posições de maior
destaque em seus móveis. Assim como no computador, não acumule coisas
demasiadas em um mesmo móvel, facilitando o acesso aos seus objetos.
7 – Analise relevâncias e aprenda a dizer não.
Ao fazer seu planejamento de atividades, veja quais atividades são mais
importantes e as priorize, destinando mais tempo a elas ou fazendo-as primeiro.
Sendo possível, delegue funções e, ao assumir algum novo compromisso, esteja
certo de que você possui formas de encaixá-lo ao seu cronograma e de que possui
disposição física e mental para fazê-lo. Caso contrário, não tenha vergonha em
dizer não.
8 – Destine menos tarefas do que acredita ser
possível fazer em um intervalo de tempo. Não adiante planejar
seu tempo se você destina a ele mais tarefas do que pode cumprir, estando sujeito
a constantes frustrações. Destine tantas tarefas ou menos do que você acredita
ser suficiente para aquele intervalo de tempo. Ao concluí-las, comemore e,
quando possível, dê uma recompensa a si mesmo.
9 – Também adeque o planejamento às suas
necessidades. Faça-o de forma prazerosa, no horário que melhor
convier (sabendo seus horários de raciocínio mais rápido), de acordo com o que
precisar fazer. Se você possui poucas atividades, ou atividades fáceis, não
vale a pena dispender longo tempo planejando. Há pessoas que fazem uma lista de
compras para adquirir cinco itens diferentes em um supermercado! Porém, em
épocas de prazos curtos ou próximos entre eles a cumprir, vale a pena um bom planejamento.
10 – Não se esqueça que você precisa de
momentos de lazer. Quem chegou até aqui deve ter pensado
que organizar o tempo é apenas uma forma de obter ainda mais produtividade, em
um mundo que exige cada vez mais de tudo e de todos. Porém, um dos objetivos
principais é poder passar mais tempo com a família, ler, assistir à TV, ouvir
uma boa música, enfim, poder recarregar as baterias e sentir-se bem.
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