Como organizar melhor seu tempo?

“Tempo, tempo, tempo, tempo...”

Conforme sabiamente disse Marshall Mcluhan (1911-80, sociólogo canadense), “Para o homem primitivo, a noção de espaço era um mistério incontrolável. Para o homem da era tecnológica é o tempo que tem esse papel.” E realmente parece que, para várias pessoas, o dia passa, sobram tarefas e obrigações e faltam momentos de lazer. Administrar o tempo disponível é uma tarefa que exige organização, planejamento (não severamente rígido, pois é necessário haver espaço para o imprevisto) e uso de recursos auxiliares (tecnológicos ou não) ao máximo. Ao contrário do que julgam algumas pessoas, um espaço de tempo gasto com planejamento de atividades não constitui perda de tempo, pois as demais tarefas serão realizadas com celeridade.

[Planejar bem o tempo pode frear esta impressão de que ele voa. Foto: Revista Superinteressante / Editora Abril]

Não parar para planejar suas atividades acaba implicando, após algum tempo, em realização de tarefas de forma quase mecânica, como se não houvesse controle algum sobre aquilo que é preciso fazer. Outro problema é o fato de a pessoa ficar suprimida de sua vida social e de lazer, o que leva ao aparecimento de doenças decorrentes do estresse diário. Se dispusermos a produtividade de alguém que não administra bem seu tempo em um gráfico, se pode perceber que, no início, uma pessoa pode manter uma alta produtividade com desorganização, mas, tempos depois, sua produtividade cai a níveis baixíssimos.

Outra questão importante é quanto ao tempo de implantação de uma rotina mais organizada. Como toda mudança, não começa de uma hora para outra nem é assimilada de forma fácil. Mas, como nada na vida se constrói sem esforço, vale a pena enfrentar este desafio da era tecnológica. Veja algumas dicas de como aproveitar e planejar melhor seu tempo, baseadas na opinião de especialistas sobre o assunto e dicas elaboradas pelo Mestre Blogueiro:

1 – Utilize algum instrumento de anotações. Uma agenda pode ser uma boa opção para quem possui tarefas diárias variadas, prazos a cumprir. Entretanto, para estudantes de ensino médio e superior, como a bagagem de mochilas é relativamente grande, a melhor opção é reservar espaços destinados à anotações e compromissos referentes à cada disciplina. Outra forma interessante é usar os gerenciadores de tarefas dos celulares, que disparam alarmes lembrando uma atividade, em dia e hora determinados.

2 – Planeje intervalos de segurança. Diversos fatores como trânsito lento, acidentes, remarcações de consultas médicas, entre outros imprevistos, fazem com que seja necessário um intervalo que comporte um possível replanejamento ou até mesmo a essencial chegada pontual em compromissos. Ninguém se teleporta de um lugar para outro, então este intervalo deve ser acrescido aos tempos de deslocamento.

Outro caso em que é bom um intervalo de segurança é ao usar despertadores. Não queira colocar exatamente o horário em que precisa acordar, pois é normal querer ficar mais um pouco na cama para realmente acordar. Logo, este tempo precisa ser considerado e o ideal é colocar o relógio despertar de quinze a vinte minutos antes.

3 – Destine o tempo de acordo com distâncias e horários. Para atividades como ler E-mails, conferir seu perfil nas redes sociais (se você não se empolgar demais), fazer pequenas refeições e passatempos, tarefas escolares, você pode destinar espaços curtos de tempo para concluir alguma atividade, fazer parte dela ou aproveitar uma lacuna que surgiu. Isso pode ser feito em casa ou no trabalho. Porém, se você precisa fazer compras em lojas ou supermercados, procure não fazer compras tão pontuais ou diárias. Faça compras semanais ou, se possível, mensais, buscando horários de menor movimento, pois as filas existentes podem atrasá-lo bastante. Alguns especialistas indicam a compra de alimentos pela internet, mas não é via de regra, pois ir ao supermercado é uma atividade corriqueira prazerosa para muitas pessoas. Se esta loja ou supermercado for distante, a recomendação é da compra mensal.

4 – Deixe suas coisas arrumadas antes de dormir. O início da manhã costuma ser mais agitado, e, por isso, você pode acabar esquecendo de arrumar seu lanche ou demorar muito ao escolher sua roupa. Deixe roupas, lanches, cadernos, malas e outros objetos pessoais em local de fácil visualização e prontos para utilização ou deslocamento.

5 – Mantenha seu computador em ordem. Crie pastas de acordo com o tipo de arquivo ou temática dos arquivos de computador visando facilitar as procuras. Também crie pastas de trabalho ou pessoais em seu E-mail, com o mesmo objetivo. Utilizando o MSOffice Word, você pode criar uma página inicial que contenha todos os endereços da web que você mais usa.

Apesar de que muitas pessoas pensem que a melhor forma de facilitar o acesso é colocar muitos ícones na área de trabalho, a forma mais correta é não ter nenhum ou poucos, pois áreas de trabalho muito poluídas dificultam a visualização, ao invés de facilitar. Ícones de programas se tornaram desnecessários, pois os novos softwares permitem a fixação de ícones na barra de ferramentas (Windows 7), na página Iniciar (Windows 8), não precisando poluir o desktop.

6 – Arrume sua casa e seu escritório de acordo com o seu dia-a-dia. Mantenha sua casa e seu escritório organizados. Porém, organização deve vir com funcionalidade, dispondo objetos de uso recorrente em posições de maior destaque em seus móveis. Assim como no computador, não acumule coisas demasiadas em um mesmo móvel, facilitando o acesso aos seus objetos.

7 – Analise relevâncias e aprenda a dizer não. Ao fazer seu planejamento de atividades, veja quais atividades são mais importantes e as priorize, destinando mais tempo a elas ou fazendo-as primeiro. Sendo possível, delegue funções e, ao assumir algum novo compromisso, esteja certo de que você possui formas de encaixá-lo ao seu cronograma e de que possui disposição física e mental para fazê-lo. Caso contrário, não tenha vergonha em dizer não.

8 – Destine menos tarefas do que acredita ser possível fazer em um intervalo de tempo. Não adiante planejar seu tempo se você destina a ele mais tarefas do que pode cumprir, estando sujeito a constantes frustrações. Destine tantas tarefas ou menos do que você acredita ser suficiente para aquele intervalo de tempo. Ao concluí-las, comemore e, quando possível, dê uma recompensa a si mesmo.

9 – Também adeque o planejamento às suas necessidades. Faça-o de forma prazerosa, no horário que melhor convier (sabendo seus horários de raciocínio mais rápido), de acordo com o que precisar fazer. Se você possui poucas atividades, ou atividades fáceis, não vale a pena dispender longo tempo planejando. Há pessoas que fazem uma lista de compras para adquirir cinco itens diferentes em um supermercado! Porém, em épocas de prazos curtos ou próximos entre eles a cumprir, vale a pena um bom planejamento.

10 – Não se esqueça que você precisa de momentos de lazer. Quem chegou até aqui deve ter pensado que organizar o tempo é apenas uma forma de obter ainda mais produtividade, em um mundo que exige cada vez mais de tudo e de todos. Porém, um dos objetivos principais é poder passar mais tempo com a família, ler, assistir à TV, ouvir uma boa música, enfim, poder recarregar as baterias e sentir-se bem.

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