Princípios básicos do Excel (I)

O Microsoft Office Excel é um programa de planilhas eletrônicas derivado do VisiCalc, integrante do pacote Office, que possui como função gerar funções simples e tabelas dinâmicas que fazem reajustes automáticos de valores, de acordo com especificações. A única limitação em termos de dimensões de tabelas é a memória do computador.

Em algumas visões, as planilhas podem ser comparadas às matrizes, entretanto o endereçamento de cada célula é diferente: primeiro indicamos as colunas (nomeadas com as letras do alfabeto) e depois as linhas (nomeadas por números naturais). Abaixo da ribbon, já tradicional no pacote, há a barra com indicação de endereço de célula selecionada. Ao lado, a barra que indica a função da célula, veja:

Se desejamos realizar um orçamento, por exemplo. Pode-se digitar em uma coluna os valores de cada componente, em outra as quantidades, em outra os preços unitários e, por fim, o valor total por componente e da compra. Clicando sobre o nome da coluna, podemos redimensioná-la a fim de proporcionar o espaço adequado ao texto. A digitação dos valores é simples, com números alinhados à direita e letras à esquerda; apenas nos totais é que precisamos inserir uma função.

Em seguida, digitaremos a função que fará com que sejam multiplicados os valores das células que indicam o valor unitário e a quantidade de cada item. Toda função inicia pelo sinal ( = ). Em seguida, colocamos o endereço de uma das células (ou a selecionamos), colocamos o sinal ( * ), que indica multiplicação, depois escrevemos o endereço ou selecionamos a segunda célula.

Quando saímos da célula, apenas o valor da função aparece. A função correspondente fica visível apenas na barra de funções:

Como o padrão que precisamos é exatamente o mesmo, o Excel baseia-se no endereçamento relativo. Usando as teclas Ctrl + C com a célula em que inserimos a função (a qual passará a ficar em destaque por um ‘caminho de formigas’), podemos usar as teclas Ctrl + V com as células da coluna ou linha em que desejamos repetir o padrão. Assim:

Precisamos fazer agora uma grande soma. Precisaremos de todos os valores da coluna de subtotais para fazer o total final. Para isso, começaremos uma função com o sinal ( = ), em seguida apertaremos o botão Auto soma, um botão com o ícone da letra grega sigma, que é o sinal matemático de somatório, e o Excel irá ‘adivinhar’ a pretensão de somar todos os valores da coluna. Se isso não ocorrer, é só alterar selecionando o grupo de valores que é necessário somar, em uma linha ou coluna, sinalizando com dois pontos ( : ) entre o nome da célula inicial e o da final.

Desejamos que os valores sejam expressos em reais, então podemos usar mais uma ferramenta, que é a seleção de moeda, que coloca as casas decimais e a notação corretas.

No próximo post desta série, mostraremos como fazer cópias de tabelas de uma planilha para outra, coletar dados de uma para outra, fazer gráficos de funções e trabalhar com o endereçamento absoluto. □ 

Veja também: (Matemática) Definição de Integral